Come Scrivere Una Mail Ad un’azienda

Alla ricerca di come scrivere una mail ad un’azienda Le e-mail aziendali sono un pilastro della comunicazione moderna. In un dato giorno, l’impiegato medio riceve oltre 80 e-mail.

È molta comunicazione.

Mentre inviamo molte e-mail, molte di queste non sono efficaci. La posta in arrivo di tutti contiene le e-mail difficili da leggere o da elaborare, in attesa perché il destinatario non è chiaro su come rispondere o agire. Non lasciare che ciò accada alle e-mail aziendali. Etichetta, stile e formato sono essenziali per scrivere e-mail che ottengano risultati.

Questo articolo metterà in evidenza le migliori pratiche e ti guiderà attraverso un’e-mail aziendale efficace, passo dopo passo. Integrando questi metodi nella preparazione della tua e-mail, scriverai e-mail migliori e migliorerai la comunicazione generale.

Quattro domande chiave:

Ci sono quattro domande che devi considerare quando inizi a redigere una email aziendale:

1. Chi è il mio pubblico?

In tutta la scrittura aziendale, il pubblico è la massima considerazione. Chi stai scrivendo determinerà come scrivi la tua email. Il lettore determinerà il tono, la formalità e il contenuto della comunicazione.

Il lettore della tua email potrebbe essere il tuo collega, cliente o supervisore. Ogni lettore avrà background, conoscenze del progetto e priorità diverse. È possibile utilizzare gli acronimi di progetto con un collega che ha le stesse conoscenze approfondite del progetto. Quegli stessi acronimi confonderanno un dirigente che ha bisogno di un aggiornamento per le previsioni di bilancio.

Con il tuo pubblico all’avanguardia, scriverai sempre un’e-mail più efficace.

Il pubblico include tutte le persone incluse nei campi del mittente. Questo include il To :, CC :. e BCC: campi, ma l’obiettivo principale dovrebbe essere su quelli nel campo A. Scrivere per il pubblico significa anche usare correttamente questi campi.

Il campo “A:” è destinato al pubblico diretto che deve rispondere o agire dal contenuto dell’email. Il campo “CC:” è destinato ai lettori che devono ricevere la conversazione e-mail per riferimento o chiarezza, ma non devono agire né rispondere. Il campo “BCC:” è destinato al pubblico che deve solo vedere l’e-mail iniziale e nessuna delle successive catene di risposte.

L’uso errato dei campi del mittente è un errore e-mail aziendale comune. Si verifica quando il pubblico e i loro ruoli non sono ponderati.

Usa il campo Ccn in modo molto giudizioso. Spesso è meglio inoltrare un’e-mail separatamente, con una breve dichiarazione sul perché stai inviando queste informazioni.

2. Qual è lo scopo?

Un’email deve avere uno scopo. E deve avere un solo scopo.

Questa pratica di posta elettronica è chiamata la “regola dell’unica cosa”.

Ogni e-mail dovrebbe riguardare solo un elemento, un’attività o una richiesta specifici. La copertura di più azioni in un’unica e-mail può causare confusione e inefficienza. Un’e-mail non deve includere sia le note di revisione del rapporto del cliente sia una domanda di pianificazione per la riunione trimestrale. Questo scenario richiede due e-mail separate.

Limitando le e-mail a una cosa, l’e-mail è più facile da comprendere, elaborare e agire per il destinatario. Questa chiarezza aumenta la comprensione e la produttività.

In pratica, a volte dobbiamo chiedere diverse informazioni relative allo stesso argomento. In questo caso, utilizzare un elenco numerato per chiarire al lettore che la richiesta ha componenti. Questo aiuterà il tuo lettore a rispondere facilmente e ti assicurerà di ricevere tutte le specifiche di cui hai bisogno.

Ho bisogno che tu riveda questi tre elementi prima di rilasciare lo schizzo al team di produzione:

1. Soddisfare
2. Design
3. Scelta del colore

3. Questa email è necessaria?

C’è una tendenza a comunicare eccessivamente via e-mail. Sebbene l’e-mail sia efficiente e fornisca una traccia elettronica, non tutte le comunicazioni dovrebbero avvenire tramite e-mail.

Chiediti: “Questa email è davvero necessaria?” Forse una telefonata veloce o un ping sul messenger aziendale sono più appropriati. Se ti aspetti molto avanti e indietro sull’argomento, una breve conversazione può eliminare una lunga catena di email.

Scegli il canale giusto per inviare informazioni. L’email è fantastica, ma è un canale.

4. L’e-mail è appropriata?

L’email può essere utilizzata in molti scenari ma non è sempre appropriata.

Se stai fornendo cattive notizie, fallo di persona o bufferizza l’e-mail in modo ponderato. Un’email è impersonale ed è difficile trasmettere empatia o compassione. Se devi scrivere un’email di scuse commerciali, segui queste regole.

Le informazioni sensibili inviate tramite e-mail corrono il rischio di essere accidentalmente condivise. Ci sono molti casi di disavventure via e-mail, che vanno dal divertente al serio. Se le informazioni sono un contatto personale o un’opinione personale, considera se è appropriato per un’email. Se non vuoi che venga accidentalmente condiviso, in primo luogo sii molto attento a come viene inviato.

Se non sei sicuro che l’e-mail sia appropriata, chiediti se ti sentiresti a tuo agio con quell’e-mail proiettata in una riunione. Alla riunione sono presenti il ​​tuo capo, tutti i tuoi futuri capi e tua madre. Se supera questo test, quindi inviarlo. Altrimenti, c’è probabilmente qualcosa che non è appropriato.

Stile email

Le e-mail aziendali hanno uno stile molto specifico. Sono professionali ma brevi. Dovrebbero essere scritti per essere scremati, ma con informazioni sufficienti per consentire una risposta completa.

Tono

Trovare il tono giusto può essere il più grande mal di testa nella stesura di un’e-mail. Il tono cambia in base al pubblico. Può variare da formale a amichevole, ma è sempre professionale e deve essere sempre abbinato al tuo pubblico.

La gentile cortesia può essere spesso trascurata negli sforzi di essere brevi nelle e-mail. Tuttavia, per favore e grazie, dovresti essere incluso ogni volta che è appropriato.

Evita TUTTI I MAIUSCOLI, perché SONO COME SUONI CHE STAI Urlando (e potrebbe indirizzare la tua email alla cartella spam). Se non vuoi urlare la dichiarazione di persona, non gridarla in un’email. Usa invece il corsivo, il sottolineato o il grassetto per enfatizzare punti importanti.

Esempio: le richieste di ferie devono essere inviate con almeno due settimane di anticipo.

Notare il tono aspro se il testo in grassetto viene scambiato per maiuscolo: le richieste di ferie devono essere inviate ALMENO DUE SETTIMANE IN ANTICIPO.

Un’eccezione: utilizzare tutti i limiti nelle intestazioni delle e-mail quando si scrive a qualsiasi organizzazione che elimina la formattazione HTML dall’e-mail. Le accademie militari, militari e alcune istituzioni finanziarie con protocolli di sicurezza rigidi spesso rimuovono la formattazione HTML.

I titoli sono molto utili per i lettori. Consentono al lettore di sfogliare e trovare facilmente informazioni. Sono la migliore arma di un business writer contro il sovraccarico di informazioni.

Evitare l’uso eccessivo di punteggiatura o emoji. I punti esclamativi devono essere usati con parsimonia! Gli emoji continuano ad avere un ruolo maggiore nella comunicazione digitale e diverse guide di stile hanno approvato il loro uso giudizioso nella scrittura aziendale. Seguo la regola di usarli solo dopo che l’altra parte ne ha inviato uno. Non dovrebbero mai essere utilizzati nelle e-mail aziendali formali.

Formato

Le e-mail sono pensate per essere scremate, quindi dovrebbero avere molto spazio bianco per aiutare il lettore. Utilizzare paragrafi, elenchi e punti elenco più brevi per semplificare le informazioni. E, utilizzare le intestazioni per spezzare i concetti e consentire a un lettore di sfogliare.

Inoltre, la formattazione scomoda copiata da altri documenti o e-mail può essere fonte di distrazione. Per avere una formattazione senza soluzione di continuità per la tua e-mail, elimina la formattazione del testo del nuovo contenuto utilizzando la funzione Rimuovi o formattazione del tuo client di posta elettronica.

Ecco le funzionalità di formattazione più comuni e come usarle.

Font: il carattere è il carattere che dovresti scegliere per la tua e-mail. È meglio scegliere un sans serif (un carattere tipografico senza tratti decorativi alla fine) in quanto sono più moderni e semplici e facili da leggere sullo schermo. Sono anche più facili da leggere a piccole dimensioni. Gmail utilizza Sans Serif come predefinito. Puoi anche usare Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS o Verdana.

Dimensione del testo: dovresti provare a mantenere la tua e-mail di dimensioni normali. Questo è tra 10 e 12pt.

Grassetto: puoi usare il grassetto per le intestazioni e enfatizzare il testo importante. Il testo in grassetto attira l’attenzione dei lettori mentre scansionano l’e-mail.

Corsivo: il corsivo è un modo più morbido per attirare l’attenzione su un’area del testo. Sono usati per porre l’accento su un’area di una frase. Non fanno risaltare le parole quando l’utente esegue la scansione di una pagina come fa il grassetto. Il corsivo dovrebbe essere usato anche per i titoli di opere complete.

Sottolineato: il testo sottolineato può essere facilmente confuso per un collegamento. Quando si scrive un’e-mail, è meglio non usare il testo sottolineato per attirare l’attenzione su un’area dell’e-mail. È meglio usare grassetto o corsivo.

Colore del testo: dovresti evitare di utilizzare più colori del testo in un’e-mail in quanto attira lo sguardo in più posizioni e sembra poco professionale. È probabile che il tuo programma di posta elettronica renda blu i tuoi collegamenti ipertestuali.

Allineamento: la scrittura aziendale utilizza il testo completamente allineato a sinistra. La scrittura accademica fa rientrare la prima frase di un paragrafo cinque spazi. In un’e-mail aziendale, non dovrai mai rientrare all’inizio di un paragrafo.

Numeri: l’utilizzo di un elenco numerato può aiutare a organizzare il contenuto in cui la sequenza è importante. Ad esempio, se descrivessi i passaggi, vorrai utilizzare un elenco numerato.

Punti elenco: i punti elenco sono un ottimo modo per creare spazi bianchi sulla tua pagina e attirare l’attenzione su elementi correlati. I punti elenco funzionano meglio per elenchi non ordinati.

Rientra altro: nelle e-mail aziendali, non devi rientrare nella prima frase di un nuovo paragrafo. Un’interruzione di riga rappresenta l’inizio di un nuovo paragrafo. Il pulsante più rientro consente di aggiungere un rientro al testo. Ciò è utile in rare occasioni in cui si desidera indicare che alcune informazioni sono un sottoinsieme di ciò che le ha precedute. Crea un’indicazione visiva che le informazioni rientrate sono meno importanti.

Rientro meno: consente di spostare i contenuti a sinistra

Testo di citazione: se ti riferisci al testo tra virgolette, dovresti usare la funzione di testo di citazione. Fornisce un leggero rientro al contenuto e una linea verticale grigia a sinistra. Questo mostra ai lettori che stai citando il testo.

Panoramica e-mail

Analizziamo ogni sezione di un’e-mail aziendale per evidenziare le migliori pratiche da implementare nella tua scrittura.

Linea tematica

La riga dell’oggetto è il mini riepilogo della tua e-mail. Offre la più grande opportunità per garantire che la tua e-mail venga letta. L’obiettivo di una riga dell’oggetto è di far aprire l’email al lettore senza ingannarlo. È anche il luogo in cui gli errori vengono commessi più comunemente.

Pensalo come il titolo della tua email. Dovrebbe essere una panoramica da 3 a 8 parole del contenuto.

Linee troppo brevi o troppo lunghe creano confusione. Se la posta elettronica sembra difficile o confusa, il destinatario potrebbe non aprirla immediatamente o per niente.

Cattivi esempi:

‘Importante!’

‘Per la tua revisione’

“Domande sul target di performance di espansione Segnala scadenza richiesta di estensione” Per la riunione del cliente ”

Buoni esempi:

“Consegna del tuo ordine BookShop il 2 dicembre”

“Revisioni dei rapporti dei clienti: si prega di rivedere entro le 16:00”

“Estensione del rapporto di espansione richiesta fino a venerdì”

I client di posta elettronica esamineranno anche la riga dell’oggetto alla ricerca di segni di spam. Ciò è particolarmente importante per i team di vendita che possono essere clienti di posta elettronica a freddo. Alcuni termini sono flag per algoritmi di spam e possono essere filtrati in una cartella Junk. Evita di usare parole come “Vendite”, “Per favore leggi” o “Profitti”, o avere argomenti di una sola parola.

Assicurati anche di rispondere al thread corretto. Non utilizzare un vecchio thread di posta elettronica per un nuovo argomento.

Saluto

Il tuo saluto dovrebbe essere professionale e conciso. È sempre preferibile rivolgersi al destinatario utilizzando il loro nome, ma potrebbe non essere sempre possibile.

• Buon pomeriggio,
• Saluti,
• Cara signora Jones:
• Ciao Jeff, (formato di saluto)
• Ciao Jeff. (formato frase)

Breve piacere

Se stai inviando un’email a qualcuno per la prima volta, la tua linea di apertura potrebbe essere una breve sorpresa che collega te e il destinatario. Una frase dovrebbe essere sufficiente. Indica come ti sei connesso. Questo promemoria fornirà al lettore un contesto per le seguenti informazioni.

“È stato un piacere conoscerti all’evento di networking di ieri sera”.

Se hai ricevuto qualcosa dal destinatario, offri i tuoi ringraziamenti. Potrebbe essere un ringraziamento per un’offerta di assistenza, per un contenuto interessante che hanno condiviso o anche semplicemente per aver letto l’e-mail.

“Grazie per aver condiviso il tuo articolo sulle strategie di gestione. I risultati sono preziosi. ”

‘Apprezzo il tuo tempo per aiutarmi in questo progetto.’

Se vuoi mantenerlo generale, faranno calorosi auguri.

‘Spero che tu stia bene!’

Ometti un piacevole saluto se hai recentemente o frequentemente comunicato tra loro.

Fai molta attenzione a non girare i convenevoli all’inizio dell’e-mail. Lo scopo della tua e-mail dovrebbe essere l’inizio palese. Ricorda la linea di fondo in alto. Cosa vuoi che il tuo lettore sappia o faccia? Questa è l’apertura più importante.

Scopo

Come notato in precedenza, ogni e-mail dovrebbe riguardare solo una cosa, uno scopo. Questo compito, richiesta o informazione deve essere presentato in modo chiaro e diretto dopo la trattativa. Questa è la linea di fondo in alto.

Sii conciso e diretto. Non nascondere la tua richiesta o può essere facilmente trascurata o ignorata.

“Fornisci il tuo feedback sul budget.”

‘Puoi partecipare alla riunione di avvio del progetto giovedì prossimo?

‘Hai avuto qualche revisione al rapporto finale?’

Informazioni aggiuntive

Alcune e-mail aziendali potrebbero richiedere informazioni aggiuntive per il lettore. Potrebbe essere un chiarimento sull’attività, un collegamento a risorse o esempi o altre informazioni utili. Queste informazioni dovrebbero essere incluse attentamente. Dovrebbero essere aggiunti solo contenuti direttamente pertinenti.

Chiamare all’azione

Verso la fine dell’email, includi un invito all’azione specifico. L’e-mail viene inviata per eseguire un’attività. L’invito all’azione non deve lasciare confusione sulla tua richiesta. Non dare per scontato che il lettore capisca il risultato desiderato da informazioni precedenti. Le e-mail possono essere facilmente interpretate erroneamente in presenza di un’area grigia.

Questa affermazione dovrebbe includere azioni specifiche e la sequenza temporale. Se si invia l’e-mail a più persone, chiarire la responsabilità dell’attività nominando direttamente la persona designata.

Il chiarimento delle attività e delle aspettative consente al destinatario di rispondere in modo più efficace.

Cattivi esempi: “Puoi occupartene?”

“Fatemi sapere cosa ne pensate.”

Buoni esempi: “Sarah: puoi inoltrare il sondaggio a tutto lo staff entro venerdì a mezzogiorno, per favore?”

“Apprezzerei il tuo feedback sul progetto di ordine del giorno. Se hai delle modifiche, ti preghiamo di inviarle entro domani, martedì, alle 10:00. ”

Se desideri una conferma, puoi formulare la call to action come una domanda. Se l’invito all’azione è una notifica che non richiede necessariamente una risposta, è possibile strutturare l’invito all’azione come un’istruzione.

Messaggio di chiusura

Il messaggio di chiusura indica semplicemente che l’email è completa. Sebbene non sia un requisito nella moderna scrittura di e-mail, una breve frase educata completerà piacevolmente la tua e-mail.

‘Grazie per il tuo tempo,’

‘Attendo la tua risposta,’

‘Cordiali saluti,’

Firma e firma

La fine dell’email include una firma del tuo nome. Il fraseggio dovrebbe corrispondere alla formalità dell’e-mail.

Più formale: Dr. John Smith

Dr. Smith

John Smith

Meno formale e più comune: John

La tua firma e-mail è un tipo di biglietto da visita elettronico che viene aggiunto alla tua e-mail. Dovrebbe includere il contesto più importante e i dettagli di contatto per il tuo lettore. Questo è il posto giusto per aiutare il tuo lettore con informazioni di contatto o contestuali pertinenti, non vantarsi o inserire citazioni filosofiche. Immagini e loghi possono essere utili, ma fai attenzione al dimensionamento e al modo in cui appariranno sui dispositivi mobili.

Il volume di e-mail che riceviamo e inviamo a volte può ridurre la nostra motivazione a scrivere un’e-mail aziendale efficace. Considera le quattro domande chiave quando prepari un’email. Scrivilo in modo conciso ma trasmette chiaramente le informazioni e la richiesta al lettore.

Spero che questo articolo sia stato utile per Come Scrivere Una Mail Ad un’azienda Vai alla nostra Home page e invia una mail tramite il portale di posta di Alice.

Il tuo lettore e la sua casella di posta apprezzeranno.