Hai le competenze per scrivere un’e-mail formale adeguata? Se desideri scrivere e-mail casuali ad amici e parenti, non avrai le competenze per scrivere correttamente un’e-mail corretta.
Non ti preoccupare. non sei solo. Molti di noi hanno difficoltà a scrivere un’e-mail corretta. Questo articolo ti aiuterà a scrivere un’e-mail formale adeguata.
Le e-mail formali sono spesso coinvolte quando si invia un’e-mail a qualcuno che non si conosce bene. un’e-mail corretta è inoltre la scelta giusta per alcune situazioni aziendali. Se non sei sicuro di inviare un’e-mail corretta o informale, è sempre meglio inviare un messaggio corretto.
In questo articolo, scoprirai come un’e-mail corretta differisce da un’e-mail fuori dal comune. Forniremo esempi delle varie parti di un’e-mail in modo da vedere la differenza tra e-mail informale e formale. Ti mostreremo anche i modi per scrivere correttamente un’e-mail corretta, formattare un’e-mail corretta e inviare un’e-mail corretta. Inoltre, scoprirai come i modelli di firma e-mail possono avere un impatto maggiore sulla tua e-mail formale.
Contents
1. Che cos’è un’e-mail formale?
Un’e-mail formale di solito viene inviata a qualcuno che non conosci bene o a qualcuno che ha l’autorità. È per qualcuno a cui potresti inviare un’e-mail adeguata per incorporare il tuo professore, un funzionario pubblico o forse una società con cui stai facendo affari.
Se il tuo ambiente di lavoro presenta un ambiente formale, usa e-mail formali insieme al tuo capo e colleghi. Molti posti di lavoro si stanno spostando verso un ambiente più informale e questo spesso si ripercuote sulle comunicazioni e-mail. Se non sei sicuro di cosa sia giusto per il tuo posto di lavoro, chiedi.
2. Scrivere un’e-mail formale
Mentre spesso un’e-mail informale può essere inviata rapidamente, la scrittura di un’e-mail corretta richiede in genere più tempo e più tempo. Un’attenta considerazione deve essere data ad ogni elemento e-mail.
Con questo in mente, diamo uno sguardo migliore ad alcuni elementi comuni di un’e-mail corretta:
la riga dell’oggetto
La riga dell’oggetto è ciò che il lettore vede nella sua casella di posta. Se la riga dell’argomento contiene informazioni fuorvianti o mancanti, l’email potrebbe non essere letta. Il messaggio può anche essere inviato allo spam. Più formale è la tua e-mail, più dettagliata dovrebbe essere la tua riga dell’oggetto. Ma non allungare troppo il soggetto.
Ecco un esempio di una riga dell’oggetto dell’e-mail corretta:
Riunione studentesca obbligatoria: 5 dicembre, 9:30
Confronta quella riga dell’oggetto con questa riga informale dell’oggetto email:
Prossima riunione
Si noti che l’oggetto principale è più informativo e completo. La riga dell’oggetto informale, inviata a qualcuno che conosci, tocca appena l’argomento.
Saluto
Il saluto si rivolge direttamente alla persona a cui stai inviando l’e-mail. Viene spesso utilizzato nei messaggi di posta elettronica informali ma a volte ignorato. Ecco alcuni esempi di saluti formali e informali:
Se stai inviando l’e-mail a un intero gruppo. Ecco un esempio:
Cari studenti,
Se sei il nome della persona a cui desideri inviare anche l’email, è corretto utilizzare il loro nome accanto a qualsiasi titolo della persona. Ecco un saluto formale di esempio per un individuo:
Caro professore Smith,
Se non si conosce il nome della persona che si sta tentando di inviare l’e-mail, è necessario compiere ogni sforzo per ottenere tali informazioni. Come ultima risorsa, va bene (ma meno efficace) trattare l’e-mail con il titolo della persona in cui speri di riuscire. Ecco un esempio di saluto adeguato senza un nome:
Caro direttore delle risorse umane,
In rari casi in cui non si conosce il nome o il titolo di una persona, è bene utilizzare questo saluto:
A chi interesserà,
Contrasta gli esempi di saluto formale con i successivi saluti informali:
Saluto informale per un gruppo di persone
Ehi, classe!
Saluto informale per una sola persona
Ciao Taylor,
Come vedrai, i saluti formali e informali sono molto diversi.
Introduzione
L’apertura di un’e-mail corretta richiede spesso al mittente di presentarsi. Al contrario, le email informali vengono inviate a qualcuno che riconosci e quindi l’introduzione non è necessaria.
Ecco un esempio di introduzione durante un’e-mail formale:
Mi chiamo Jordan Smith. Sono professore di statistica per l’Università XYZ. Questo messaggio è per tutti gli studenti attuali.
Corpo
Il corpo di un’e-mail corretta in genere elabora l’obiettivo dell’e-mail. L’elaborazione potrebbe non essere necessaria in un’e-mail casuale. Sebbene il corpo contenga informazioni dettagliate, è fondamentale scrivere in modo chiaro e conciso in caso di e-mail formale. Ricorda che il tuo lettore non ha dimestichezza con te e non dovrebbe avere dimestichezza con il tuo argomento. non si desidera che il destinatario della posta elettronica fraintenda un punto cruciale.
Chiusura
Il modo in cui finisci un’e-mail corretta è altrettanto importante. Poiché la chiusura dell’e-mail è l’ultimo elemento visualizzato dal destinatario, la chiusura dell’e-mail può lasciare un’impressione duratura.
Una buona chiusura formale dell’email ricorda anche al lettore chi sei, poiché dovrebbe includere il tuo nome completo, le informazioni di contatto e il titolo (se appropriato). Se utilizzerai il modello di firma competente per un maggiore impatto. (Ulteriori informazioni sui modelli di firma nella sezione successiva.)
Al contrario, la chiusura di un’e-mail potrebbe anche essere estremamente casuale per un’e-mail informale. In alcuni casi in cui il destinatario ti è documentato, puoi persino omettere la chiusura dell’e-mail.
Il modo più comune per iniziare una corretta chiusura della posta elettronica è con la parola “Cordiali saluti”.
Ecco un esempio di una corretta chiusura della posta elettronica:
Cordiali saluti,
Jordan Smith
Professore di statistica, XYZ College
[L’indirizzo email va qui]
[Il numero di telefono va qui]
Ora hai le conoscenze per scrivere ogni sezione di un’e-mail corretta. Le e-mail formali sono quasi come e-mail professionali poiché le e-mail professionali sono spesso scritte in uno stile formale. I principi che si applicano alle e-mail professionali sono utili anche per le e-mail formali. scopri come scrivere un’e-mail professionale efficiente durante questo tutorial.
3. Formattazione e strutturazione di un’e-mail formale
Sebbene molte e-mail informali non siano strutturate, il modo in cui formatti e strutturi la tua e-mail formale è di vitale importanza. Come minimo, un’e-mail corretta dovrebbe contenere tutti gli elementi successivi:
- Linea tematica. Sii specifico, ma conciso. Molti esperti concordano sul fatto che l’argomento perfetto sia lungo 6-10 parole.
- Saluto. Indirizza il destinatario per nome, se possibile. Usa gli onorifici, a seconda dei casi. (Ad esempio, scrivi Caro Professor Smith, non Ehi.)
- Corpo del testo. Questa sezione spiega la maggior parte del messaggio di posta elettronica. Per un’e-mail corretta, utilizzare la grammatica corretta e frasi complete.
- Firma. La chiusura della tua email dovrebbe essere formale, non informale. Usa il tuo nome e cognome. Se stai scrivendo per conto di una società e riconosci il titolo della persona a cui stai inviando l’e-mail, usalo.
Come accennato in precedenza, ci sono molte somiglianze tra un’e-mail aziendale e un’e-mail informata.
La scelta del carattere e-mail è inoltre importante quando si formatta un messaggio e-mail corretto. Sebbene molte piattaforme di posta elettronica moderne ti consentano di utilizzare molti tipi di carattere diversi, è meglio rimanere con un carattere standard e leggibile come Verdana, Calibri, Times New Roman o Georgia. Helvetica e Arial sono comuni caratteri sans-serif che userete anche.
Evita i caratteri di novità come Comic Sans, i caratteri di scrittura a mano come Bradley Hand e i caratteri di script come Brush Script. Ricorda che se selezioni un carattere insolito per la tua e-mail formale, quel carattere potrebbe non essere supportato da alcune piattaforme e-mail.
Inoltre, mantieni uno o due caratteri nell’email formale. L’uso di troppi caratteri diversi può rendere la tua email troppo casual. Troppi caratteri potrebbero persino rendere meno leggibile l’e-mail formale.
4. Invio di un’e-mail formale
Dopo aver scritto e formattato l’email formale, sei quasi in grado di inviare il tuo messaggio. Ma prima di premere quel pulsante Invia, rivedi attentamente la tua email. Cercare:
- Errori di spelling
- Errori nei nomi
- Errori di battitura
- Errori grammaticali
Ricorda, un’e-mail sciatta, piena di errori fa una brutta impressione.
Inoltre, concentrati sull’indirizzo e-mail che stai utilizzando per inviare l’e-mail se desideri essere preso sul serio. Molte persone hanno creato indirizzi e-mail una volta più giovani che non sono adatti per e-mail formali. Se ti accorgi, il tuo indirizzo email per le email formali dovrebbe essere una variazione del tuo nome senza caratteri extra.
Ecco alcuni esempi di indirizzi email appropriati e inappropriati:
Indirizzo email #1
KittenL0ver73%@example.com
Salva questo tipo di indirizzo e-mail per e-mail casuali per la tua famiglia e i tuoi amici.
Indirizzo email #2
Questo indirizzo e-mail viene spesso utilizzato per e-mail formali e professionali.
Nota: questi indirizzi e-mail utilizzati qui e in tutto questo testo sono solo a scopo esemplificativo. non intendono rappresentare indirizzi di posta elettronica reali.
Se sei uno studente o stai scrivendo per conto di una società, è una buona idea utilizzare l’e-mail fornita dal tuo istituto o dall’organizzazione che stai rappresentando. La maggior parte dei college, ad esempio, fornisce ai propri studenti indirizzi e-mail nel formato:
5. Utilizzo dei modelli per un’e-mail formale
Un modo per avere un impatto extra sulla tua e-mail formale è usare un modello di firma progettato professionalmente. Un modello di firma aggiunge interesse grafico alla tua e-mail. Un modello di firma include anche le informazioni di contatto complete.
Ecco un esempio di chiusura di un’e-mail con un modello di firma progettato professionalmente:
Conclusione
Spero che questa guida ti aiuti a scrivere la tua prima e-mail formale. Scrivere un’e-mail corretta non è difficile una volta che conosci il formato e gli elementi essenziali.
Un’e-mail formale è in qualche modo diversa da una informale o informale. Esiste una struttura e una formattazione adeguate da utilizzare semplicemente per un’e-mail formale adeguata.
Ora che abbiamo spiegato le e-mail formali, sei in grado di scrivere, formattare e inviare la tua e-mail formale. In bocca al lupo!
Oltre a scrivere grandi e-mail, è anche importante rimanere in cima alla posta in arrivo.
